Welche gibt es?

Dieser Blog-Beitrag richtet sich in erster Linie an VeranstalterInnen, die sich eine Übersicht über die verschiedenen Buchungsarten auf der Teachersxplore-Plattform verschaffen möchten. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von Buchungen, die VeranstalterInnen nutzen können, um eine Veranstaltung zu inserieren. Zusätzlich gibt es eine dritte Option, die es erlaubt, dass Veranstaltungen bzw. bestimmte Termine angefragt werden können. Auf die verschiedenen Möglichkeiten gehen wir nun Schritt für Schritt ein.

Bunchungsart - "Ein Tag"

Die Buchungsart “Ein Tag” kann verwendet werden, um bspw. Tagesveranstaltungen anzubieten. 

Veranstaltung im Dashboard hinzufügen oder bearbeiten

Zunächst betrittst du dein Veranstalter-Dashboard wie gewohnt und fährst mit dem Zeiger über “Meine Veranstaltungen” und anschließend klickst du auf “Hinzufügen”. Wenn du eine Veranstaltung bearbeiten magst, so kannst du auf “Meine Veranstaltungen” klicken, wählst die entsprechende Veranstaltung aus und klickst unter “Aktionen” auf die Schaltfläche “Bearbeiten”. 

Buchungsart "Ein Tag" inserieren

Nachdem du alle wesentlichen und wichtigen Informationen hinzugefügt hast, wählst du unter “Buchungsart festlegen” aus dem Dropdown-Menü die Buchungsart “Ein Tag” aus und aktivierst die Schaltflächen “Buchung aktivieren” und “Buchungskalender aktivieren”. Alternativ zum Buchungskalender kannst du auch ein Dropdown-Menü auswählen, welches auf der Buchungsseite angezeigt wird. Hier wählst du dann “Dropdown-Menü aktivieren”. Auf die Option “Buchungsbestätigung aktivieren” werden wir zu einem späteren Zeitpunkt eingehen.

Verfügbarkeit von Buchungen hinzufügen

Unter “Verfügbarkeit” gibst du nun an, an welchen Tagen du deine Veranstaltung anbieten möchtest und aktivierst/deaktivierst die entsprechenden Schaltflächen unter “Tage(e) inserieren”. 

 

Hier nun zwei Beispiel, wie du dein Angebot gestalten kannst:

 

1. Beispiel: Montag stehen 32 freie Plätze zur Verfügung. Somit kann ein Interessent Plätze pro Person/Schüler buchen (z.B. Eintrittskarten für ein Museum).

 

2. Beispiel: Mittwoch steht 1 freier Platz zur Verfügung. Dieser eine freie Platz steht für die gesamte Veranstaltung und kann entsprechend von einem Interessenten bspw. für eine ganze Klasse gebucht werden (z.B. Vortrag/Workshop in der Schule).

 

Es ist demnach sehr wichtig, die “Beschreibung” der Veranstaltung so umfangreich wie möglich darzustellen und unter “Informationen” alle wichtigen Informationen den Interessenten mitzuteilen.

Spezifischen Zeitraum festlegen

Im letzten Schritt kannst du angeben, ob deine Veranstaltung zu spezifischen Zeiträumen oder Tagen (nicht) angeboten werden soll. Bei Bedarf einfach die Schaltfläche “Feld aktivieren, um den Zeitraum oder spezifische Tage für deine Veranstaltung anzugeben” aktivieren. Hier kannst du im Dropdown-Menü zwischen vier verschiedenen Möglichkeiten wählen. Du kannst auch mehrere verschiedene Zeiträume angeben. Hierfür klickst du auf die Schaltfläche “Neuen Zeitraum hinzufügen”. 

 

Zum Schluss und nach erneuter Überprüfung, kannst du deine Veranstaltung “Zur Überprüfung einreichen” oder zunächst als “Entwurf” speichern. 

 

Reichst du das Angebot bei uns ein, so werden wir es nochmals prüfen und anschließend für Interessenten freigeben. 

Bunchungsart - "Feste Zeiten"

Die Buchungsart “Feste Zeiten” kann verwendet werden, um bspw. Coachings oder zeitlich begrenzte Termine (Timeslots/Zeitfenster) anzubieten.

Veranstaltung im Dashboard hinzufügen oder bearbeiten

Zunächst betrittst du dein Veranstalter-Dashboard wie gewohnt und fährst mit dem Zeiger über “Meine Veranstaltungen” und anschließend klickst du auf “Hinzufügen”. Wenn du eine Veranstaltung bearbeiten magst, so kannst du auf “Meine Veranstaltungen” klicken, wählst die entsprechende Veranstaltung aus und klickst unter “Aktionen” auf die Schaltfläche “Bearbeiten”. 

Buchungsart "Feste Zeiten" inserieren

Nachdem du alle wesentlichen und wichtigen Informationen hinzugefügt hast, wählst du unter “Buchungsart festlegen” aus dem Dropdown-Menü die Buchungsart “Feste Zeiten” aus und aktivierst die Schaltflächen “Buchung aktivieren” und “Buchungskalender aktivieren”. Alternativ zum Buchungskalender kannst du auch ein Dropdown-Menü auswählen, welches auf der Buchungsseite angezeigt wird. Hier wählst du dann “Dropdown-Menü aktivieren”. Auf die Option “Buchungsbestätigung aktivieren” werden wir zu einem späteren Zeitpunkt eingehen.

 

Verfügbarkeit von Buchungen hinzufügen

Unter “Verfügbarkeit” gibst du nun an, an welchen Tagen du deine Veranstaltung anbieten möchtest und aktivierst/deaktivierst die entsprechenden Schaltflächen unter “Tage(e) inserieren”. 

 

Für diese Buchungsart stehen exemplarisch am Montag und Mittwoch jeweils 2 freie Plätze (Timeslots/Zeitfenster) zur Verfügung.

 

Deutlicher wird es mit dem nächsten Bild und Textbaustein.

Zeitfenster/Timeslots hinzufügen

In unserem Beispiel ergeben sich somit Montag und Mittwoch jeweils zwei Zeitfenster/Timeslots.

 

Hierfür wählst du zunächst “Neues Zeitfenster hinzufügen” und wählst den entsprechenden Wochentag, den du bei “Verfügbarkeit” angegeben hast, aus.

 

Somit ergibt sich, dass in dem Beispiel ein Zeitfenster/Timeslot am Montag von 9:00 – 10:00 Uhr und von 10:00 – 11:00 Uhr angeboten wird. Am Mittwoch von 13:00 – 14:00 Uhr und von 14:00 – 15:00 Uhr.

 

Es ist demnach sehr wichtig, die “Beschreibung” der Veranstaltung so umfangreich wie möglich darzustellen und unter “Informationen” alle wichtigen Informationen den Interessenten mitzuteilen.

Spezifischen Zeitraum festlegen

Im letzten Schritt kannst du angeben, ob deine Veranstaltung zu spezifischen Zeiträumen oder Tagen (nicht) angeboten werden soll. Bei Bedarf einfach die Schaltfläche “Feld aktivieren, um den Zeitraum oder spezifische Tage für deine Veranstaltung anzugeben” aktivieren. Hier kannst du im Dropdown-Menü zwischen vier verschiedenen Möglichkeiten wählen. Du kannst auch mehrere verschiedene Zeiträume angeben. Hierfür klickst du auf die Schaltfläche “Neuen Zeitraum hinzufügen”. 

 

Zum Schluss und nach erneuter Überprüfung, kannst du deine Veranstaltung “Zur Überprüfung einreichen” oder zunächst als “Entwurf” speichern. 

 

Reichst du das Angebot bei uns ein, so werden wir es nochmals prüfen und anschließend für Interessenten freigeben. 

Bunchungsart - "Ein Tag" oder "Feste Zeiten" mit Buchungsbestätigung

Bei einer Veranstaltung mit “Buchungsbestätigung” senden Interessenten eine Buchungsanfrage an den Veranstalter, welche durch den Veranstalter genehmigt/abgelehnt werden muss.

Veranstaltung im Dashboard hinzufügen oder bearbeiten
Buchungsbestätigung aktivieren

Zunächst betrittst du dein Veranstalter-Dashboard wie gewohnt und fährst mit dem Zeiger über “Meine Veranstaltungen” und anschließend klickst du auf “Hinzufügen”. Wenn du eine Veranstaltung bearbeiten magst, so kannst du auf “Meine Veranstaltungen” klicken, wählst die entsprechende Veranstaltung aus und klickst unter “Aktionen” auf die Schaltfläche “Bearbeiten”. 

 

Du erstellst deine Veranstaltung mit der Buchungsart “Ein Tag” oder “Feste Zeiten” und aktivierst zusätzlich die Schaltfläche “Buchungsbestätigung aktivieren”. Unter “Verfügbarkeit” nimmst du die weiteren Einstellungen wie zuvor beschrieben vor. 

In der Abbildung unten kannst du sehen, wie ein Angebot ohne Buchungsbestätigung (links) und mit Buchungsbestätigung (rechts) angezeigt wird.

Buchungsart Unterschiede

Die Buchungsmaske für Interessenten zeigt ebenfalls an, dass eine Anfrage an den Veranstalter gesendet wird, bevor die Buchung bezahlt und abgeschlossen werden kann.

Buchung anfragen
Buchung bestätigen
Buchung bestätigen

Erfolgt eine Buchungsanfrage, so wirst du per E-Mail (siehe Abbildung oben) informiert. Über den Link wirst du zu deinem Veranstalter-Dashboard weitergeleitet, wo du die Buchung bestätigen/ablehnen kannst. 

 

Du kannst die zu bestätigenden Buchungen (Abbildung unten) auch über dein Veranstalter-Dashboard einsehen (Dashboard > Buchungsbestätigungen > Buchungen anzeigen).

 

Unter “Aktionen” kannst du nun die Buchungsanfrage bestätigen oder stornieren. Der Status der Buchung ist zunächst “Bestätigung und Zahlung ausstehend”. Der Interessent wird per E-Mail über die Bestätigung informiert und kann die Buchung nun bezahlen. 

 

Hinweis: Sollte innerhalb von 120 Stunden (5 Tage) keine Bestätigung erfolgen, so wird die Buchung automatisch storniert.

 

Bei einer Bestätigung/Stornierung ist es ratsam, dass du den Interessenten kontaktierst, um das weitere Vorgehen abzustimmen oder du evtl. einen neuen Terminvorschlag unterbreitest. 

Buchungsbestätigung nach Zahlung
Status der Buchung

Hat der Interessent deine Veranstaltung bezahlt, so erhältst du eine E-Mail Benachrichtigung mit den Bestelldetails (obere Abbildung, Ausschnitt der E-Mail). 

 

In deinem Veranstalter-Dashboard findest du unter “Status/Rechnungen” deine aktuellen Buchungen (untere Abbildung). Nach der Bezahlung durch den Interessenten ändert sich der Status deiner Veranstaltung zu “Durchführung ausstehend” (untere Zeile).

 

In der unteren Abbildung sieht man anhand der unteren Zeile, dass der Status der Veranstaltung auf “Durchführung ausstehend” steht. Die Veranstaltung ist durch den Interessenten bezahlt und muss nun von dir durchgeführt werden.

 

Sobald dies geschehen ist, kehrst du zu “Status/Rechnungen” zurück und klickst im Bereich “Aktionen” auf den Haken (“Veranstaltung durchgeführt”). Es wird automatisch eine Auszahlungsanfrage generiert und du erhältst deine Auszahlung auf das verknüpfte Konto via Stripe oder PayPal.

Danke für deine Zeit

Dein Team von teachersxplore

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